porady językowe, ulubione

Jak pisać e-maile do prowadzących – kilka przydatnych wskazówek

Są osoby, które potrafią pisać e-maile do prowadzących w parę minut. I to takie rzeczywiście formalne, bez błędów, krótkie i rzeczowe. Piszą, czytają, ewentualnie coś poprawiają, wysyłają, a potem zajmują się czymś innym.

Nigdy nie należałam do takich osób.

Zawsze starannie cyzelowałam każde słowo, przeredagowywałam po pięć razy wszystkie zdania, jeśli tylko cokolwiek wydawało mi się źle napisane. Potrafiłam spędzić półtorej godziny nad czterozdaniowym e-mailem, zastanawiając się nad formułkami, sprawdzając, googlując, główkując. Z wiekiem – i liczbą wysłanych maili w najróżniejszych sprawach studenckich i zawodowych – odrobinę mi przeszło, ale do tej pory to dla mnie spore wyzwanie.

Na tę barierę nie ma żadnego magicznego sposobu – jedynie praktyka. Ale warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach uprzejmego pisania maili do prowadzących – to ułatwia dobieranie słów.

Jak zacząć e-mail?

Jeśli piszesz do doktora: po prostu „Szanowny Panie Doktorze” lub „Szanowna Pani Doktor”.

I przy okazji stanowczo odradzam „Szanowna Pani Doktorko”, jeśli nie masz stuprocentowej pewności, że prowadząca akceptuje taki zwrot. Niektóre kobiety wręcz życzą sobie, żeby tak do nich mówić i w ten sposób odróżnić je od mężczyzn, ale nie wszystkie – „doktorka” to bowiem lekceważące, pogardliwe określenie. Lepiej dmuchać na zimne.

Jeśli piszesz do doktora habilitowanego: „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Profesor”.

Tutaj również odradzam używanie żeńskiej formy. Podobnie jak doktorka, profesorka to określenie pogardliwe. Nie należy również pisać „Szanowny Panie Doktorze”/„Szanowna Pani Doktor”, ponieważ nie są zwykłymi doktorami. Nie są też jeszcze profesorami, ale taktowniej jest zawyżyć, niż zaniżyć. Może się też zdarzyć, że ktoś jeszcze się nie habilitował, ale ludzie z szacunku wobec niego używają wyższego tytułu. To autentyk, żeby nie było – miałam zajęcia z pewnym prowadzącym, który miał „jedynie” tytuł doktora, ale był tak zasłużony, tak lubiany i miał tak ogromną wiedzę, że nikomu nie przeszłoby przez myśl użyć innej formy niż „panie profesorze”.

Jeśli piszesz do magistra, zatytułuj e-mail zwyczajnie: „Szanowny Panie” albo „Szanowna Pani”. Żadnych „Szanowna Pani Magister” ani „Szanowny Panie Magistrze” – tak kiedyś zwracało się do osób pracujących w aptece. Nikt tego nie teraz nie robi, ale magister to nadal osoba pracująca w aptece, nie zaś ktoś z tytułem magistra. Każdy znany mi doktorant dostawał piany na ustach, gdy odbierał pocztę i kolejny nadgorliwy student pisał do pana magistra. Jedną z moich koleżanek tak to denerwowało, że korciło ją, by odpowiadać, że ma tańsze zamienniki z tym samym składem.

Zawsze używaj zwrotu grzecznościowego na początku e-maila!

I na Boga, niech to nie będzie „Witam”. O tym już wiele napisano, więc krótko przypomnę: osoba, która mówi „Witam”, stawia siebie wyżej niż osobę, do której mówi. Można tak powiedzieć, gdy przychodzi do nas gość. Witamy go wówczas w naszym domu, na naszym terenie. On jest u nas tylko gościem, w tym miejscu my rządzimy, my witamy. W oficjalnej korespondencji – nie tylko uczelnianej zresztą – należy tego zwrotu całkowicie unikać, bo prowadzący może poczuć się urażony.

Co po zwrocie grzecznościowym?

Przecinek.

Żadnych wykrzykników, to sugeruje, jak sama nazwa wskazuje, krzyk. Na prowadzącego zdecydowanie nie chcemy podnosić głosu.

A kolejne zdanie małą literą, bo po przecinku nie używamy dużej.

DOBRZE:

Szanowna Pani Profesor,

piszę w sprawie jutrzejszego kolokwium.

ŹLE:

Szanowna Pani Profesor.

Piszę w sprawie jutrzejszego kolokwium

JESZCZE GORZEJ:

Szanowna Pani Profesor!

Piszę w sprawie jutrzejszego kolokwium.

Jak zakończyć e-mail?

Żadnych „Pozdrawiam”. To potworna plaga – ludzie tak bardzo chcą być uprzejmi, że zapominają, że pozdrawiać to można kumpli. Nigdy, przenigdy nie kończ tak e-maila do jakiejkolwiek osoby, której nie znasz osobiście i nie jesteście blisko.

Lepiej: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku”.

Po zwrocie kończącym e-mail NIE stawiamy przecinka. W ostateczności półpauzę.

Dopiero potem imię i nazwisko.

UWAGA!

Pamiętaj, że nawet jeśli Ty nie czujesz językowych subtelności i nie uważasz, że w „Witam” albo „Pozdrawiam” jest coś złego, Twój rozmówca może mieć inne zdanie na ten temat. Ponownie – lepiej zawyżyć, niż zaniżyć. Zwłaszcza jeśli zależy Ci na załatwieniu sprawy, która zmusiła Cię do napisania maila.

A co z treścią e-maila?

Przede wszystkim sprawdź, czy nie wkradła Ci się gdzieś literówka. Najgorsze wrażenie zrobią w e-mailu te błędy, które podkreśla najprostsza korekta w Wordzie albo słownik w programie do poczty, czyli na przykład gdize, na pzrykład.

Pisz jak najstaranniej. Na przykład – używaj formy „e-mail”, nie „mejl” czy „mail”. Trzymaj się wzorcowej odmiany. Jeśli wiesz, że są dwie formy, które obiły Ci się o uszy – na przykład „wymyśleć” i „wymyślić” – poświęć chwilę na wygooglowanie tej prawidłowej. Sprawdź, czy niemniej i nie mniej to to samo. Zatrzymaj się nad każdym przecinkiem i cudzysłowem.

Nie używaj emotikon ani WIELKICH LITER. Emotikony to zdecydowanie zbyt poufały sposób komunikacji, by stosować go w korespondencji oficjalnej, a pisanie wielkimi literami jest w Internecie odpowiednikiem krzyku w prawdziwym świecie.

Bywa, że prowadzący pisze maile swobodnie, nie bawiąc się w żadne uprzejmości. Ty odpracujesz wszystkie formułki, a on odpowie: „Proszę przyjść na konsultacje”. Albo krótko, bez wstępu i zakończenia: „Rozumiem, czy może pani przygotować ten konspekt na piątkowe zajęcia?”. To nie znaczy, że wolno Ci odpisać w tym samym stylu. W tej sytuacji prowadzący jest niejako wyżej niż Ty – jemu wolno więcej.

Kilka innych wskazówek

Rzeczywiście ważne sprawy załatwiaj zawsze osobiście

W przypadku znaczących problemów naprawdę nie wypada pisać e-maila. Ważne sprawy powinno omawiać się twarzą w twarz, zwłaszcza że zawiłości uniwersyteckie rzadko da się streścić w paru zdaniach w e-mailu. Komunikację pośrednią powinno się ograniczyć do minimum – choćby ze zwykłej litości dla prowadzącego, który pewnie i tak tonie w korespondencji.

Spokojne tytuły

Żadnych wykrzykników, żadnego „UWAGA, Pilne!”. Wykładowca umie czytać, sam oceni pilność Twojej sprawy.

Poważny adres e-mail

Oto dwa najprostsze i najlepsze podpowiedzi, jak powinien wyglądać Twój adres e-mail do oficjalnej korespondencji:

Imię.Nazwisko@domena.pl

I.Nazwisko@domena.pl

Ewentualnie jeszcze Imię.DrugieImię.Nazwisko@domena.pl, ale tylko jeśli nie nazywasz się, na przykład, Karolina Natalia Domagalska. Z własnego doświadczenia odradzam długie nazwy – dyktowanie tego lub wpisywanie w formularze to katorga.

Nie stosuj żadnych pseudonimów, a konto pocztowe najlepiej założyć na jakiejś poważnej domenie typu Gmail albo Interia. Do historii przeszły już adresy z końcówką buziaczek.pl, oferowane kiedyś, o ile mnie pamięć nie myli, przez Onet.pl.

Na koniec mała podpowiedź. Kiedyś o mało nie dostałam zawału, bo dzięki uprzejmości jakiegoś skrótu klawiszowego mój niegotowy jeszcze e-mail już próbował się wysłać do adresata. Żeby uniknąć wpadki, najlepiej pisać w Wordzie lub notatniku… Albo po prostu nie wypełniać pola „Adresat” w programie pocztowym. Jeśli nie podasz adresu, nie wyślesz e-maila nawet przypadkiem.